Lúc 1 cơ quan thông tin, thư viện in ấn và thiết kế hoặc xuất bản ấn phẩm thông tin buộc phải ghi rõ những thông tin nhận dạng và đặc trưng của ấn phẩm như:
- Thông tin về trách nhiệm: người viết ra, người biên soạn, biên tập, ban biên tập, cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung v.v…;
- Nhan đề ấn phẩm (nhan đề chính, nhan đề khác, nhan đề tùng thư v.v…);
- Thông tin về dạng ấn phẩm (nếu chưa được thể hiện ở nhan đề xuất bản phẩm như tổng luận phân tích, bản tin mua lọc phục vụ lãnh đạo v.v…);
- Thông tin về định kỳ, năm bắt đầu xuất bản (ví dụ: bản tin ngày, 6 số/năm v.v…);
- shop xuất bản: Nơi xuất bản, tên cơ quan hoặc nhà xuất bản, năm xuất bản;
- Số thiết bị tự xuất bản (có thể bao gồm tháng, năm xuất bản) đối với những ấn phẩm liên tục;
- Thông tin ấn loát: số lượng bản, trang, khổ cỡ (kích thước), số xuất bản, tên và cửa hàng cơ sở in ấn và thiết kế, ngày tháng in ấn và thiết kế và in xong, ngày tháng nộp lưu chiểu v.v…;
Ấn phẩm thông tin thường do những cơ quan sở hữu hoạt động thông tin và tư liệu xuất bản. Trong bất cứ 1 dòng hình nào của ấn phẩm thông tin đều được xuất bản theo một cấu trúc thống nhất và được chia khiến cho 3 phần:
- Phần chính;
- Bộ máy tra cứu;
1. Phần chính
là phần phản ánh những kết quả xử lý, phân tích, tổng hợp các tài liệu gốc và xác định sự khác nhau giữa các dạng ấn phẩm thông tin.
Ví dụ: Phần chính của ấn phẩm thư mục là tập hợp các biểu ghi thư mục, phần chính của ấn phẩm tóm tắt là tập hợp những bản tóm tắt đi kèm sở hữu biểu ghi thư mục, phần chính của bản tin là tập hợp những bài thông tin chuyên đề, phần chính của tổng luận là 1 hoặc một số bài tổng luận.
2. Bộ máy tra cứu của ấn phẩm thông tin
Tùy theo mức độ xử lý để tạo lập bộ máy tra cứu cho ưng ý có từng ấn phẩm thông tin. Nhìn chung, bộ máy tra cứu đầy đủ cho 1 ấn phẩm thông tin bao gồm: Mục lục, Lời giới thiệu (mở đầu), Hướng dẫn dùng ấn phẩm, Sơ đồ sắp xếp, những bảng tra phụ trợ, Danh mục nguồn tài liệu gốc, Bảng các từ viết tắt và các ký hiệu.
Mục lục là bảng kê tên những phần, mục của ấn phẩm và được xếp đặt theo trình tự như bố trí chúng trong ấn phẩm đồng thời mang ghi số trang bắt đầu hoặc trang bắt đầu và trang cuối cộng của phần, mục tương ứng.
Lời giới thiệu (mở đầu) thường nêu rõ nhiệm vụ, tính chất, mục đích của ấn phẩm; thể thức xuất bản (định kỳ, việc đánh số, việc phân chia thành những chuyên đề khác nhau v.v…), cơ sở lựa tìm và sắp xếp tài liệu, bộ máy tra cứu của ấn phẩm, thể thức phát hành, đặt tìm, trao đổi ấn phẩm, đặt sao tài liệu v.v…
Hướng dẫn sử dụng ấn phẩm là bản quy tắc dùng ấn phẩm. Ví dụ: Trong ấn phẩm thư mục và tóm tắt thường hướng dẫn giải thích các khía cạnh mô tả thư mục như nhan đề, người viết ra, ký hiệu phân cái, số trang bị tự tài liệu trong ấn phẩm. Trong bản hướng dẫn dùng sở hữu thể giới thiệu về thể thức phát hành, đặt tậu, trao đổi ấn phẩm đặt sao tài liệu.
Sơ đồ xếp đặt của ấn phẩm là danh mục những ký hiệu phân mẫu và các đề mục tương ứng được sử dụng để sắp xếp tài liệu trong phần chính của ấn phẩm.
Bảng tra phụ trợ được dùng để giúp tra cứu nhanh đến các biểu ghi thư mục, các bài tóm tắt hoặc những chương, mục quan trọng trong các phần khác nhau của ấn phẩm. Ví dụ Bảng tra Tên tác giả, Tên nhan đề, Bảng tra từ khóa trong các ấn phẩm thư mục...
Danh mục tài liệu gốc là bảng kê tên các tài liệu cấp I (ví dụ sách, bài báo v.v…) cất những thông tin được dùng để biên soạn ấn phẩm (thường sở hữu trong ấn phẩm tổng luận). Danh mục tài liệu gốc thường để ở cuối ấn phẩm và chia theo ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh,... Trong từng ngôn ngữ tài liệu được bố trí theo trang bị tự chữ loại của tiêu đề mô tả.
Bảng những từ viết tắt và những ký hiệu là bảng kê theo vần chữ chiếc các từ viết tắt và các ký hiệu được sử dụng trong ấn phẩm, sở hữu giải nghĩa (giải mã) hầu hết về chúng.
3. Phần phụ thêm
bao gồm:
- dòng phiếu yêu cầu;
- cái phiếu phản hồi;
- Thông tin quảng cáo.
dòng phiếu bắt buộc là cái quy định thủ tục và hình thức nêu đề nghị tài liệu gốc, bản sao hoặc các dịch vụ khác (ví dụ: bắt buộc dịch, tóm tắt tài liệu v.v…).
mẫu phiếu phản hồi là dòng gồm các mục (câu hỏi) đưa ra để khách hàng tin dựa vào ấy điền những thông tin về sự phù hợp của ấn phẩm thông tin được xuất bản đối sở hữu đề nghị tin của họ, về tính chất và hiệu quả tiêu dùng chúng.
Thông tin quảng cáo: Trong ấn phẩm thông tin được phép quảng bá về những ấn phẩm thông tin cũng như về các xuất bản phẩm khác.
Việc trình bày, sắp xếp những thông tin xuất bản đối với ấn phẩm đa dạng tập và ấn phẩm tiếp tục (định kỳ, phổ biến kỳ, tùng thư) buộc phải thống nhất cho mọi các số (quyển, tập) của ấn phẩm đấy.
Việc đánh số trang bị tự xuất bản những ấn phẩm định kỳ hàng năm đều nên bắt đầu từ số một (đánh số theo từng năm) và buộc phải ghi năm (có thể cả tháng) xuất bản.
Trên đây là những đặc điểm, cấu trúc và phương pháp trình bày ấn phẩm thông tin theo TCVN 4523 do Ban Tiêu chuẩn TC46 Việt Nam ban hành năm 2009. Mong rằng chúng ta sẽ thống nhất được phương pháp trình bày những dạng ấn phẩm thông tin được biên soạn trong toàn hệ thống để người mua tin dễ dàng nhận dạng tài liệu cấp II, là sản phẩm của những cơ quan thông tin, thư viện.
Nguồn nlv.gov.vn
